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?翻譯
可能有的人認(rèn)為翻譯只是傳聲筒，是一個(gè)工具，所以會議翻譯的安排就如同其他道具那樣很簡單，只要“采購”就可以了。其實(shí)，翻譯是工具不假，但翻譯是個(gè)特殊的工具，是擔(dān)負(fù)思想傳遞的具有思維方式的人（有時(shí)候還是會談僵局的潤滑劑或者緩沖劑）。所以翻譯，特別是臨時(shí)聘請的翻譯值得認(rèn)真對待。很多所謂翻譯不是通才（換言之，除翻譯者本身已經(jīng)掌握的知識外，可能對其他領(lǐng)域的連概念都沒有），而會議涉及的專業(yè)術(shù)語往往很多，而且通常是很生僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。
再者，應(yīng)當(dāng)告訴翻譯發(fā)言者通常的語速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，并告訴翻譯本次會議大致的研討或者涉及的內(nèi)容。當(dāng)然為了商業(yè)秘密不外瀉，對翻譯必要的約束是應(yīng)該的——通常以書面形式約定在多長時(shí)間內(nèi)接觸機(jī)密的翻譯不得對外界透露，在此期間內(nèi)雇用方有權(quán)要求翻譯保密，并有權(quán)要求翻譯賠償由于泄密而帶來的損失。
?車輛調(diào)度
重要的國際性會議、行業(yè)重要會議、知名公司全球或者大區(qū)會議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調(diào)度就值得好好研究。通常，異地舉辦會議基本上委托當(dāng)?shù)貙I(yè)機(jī)構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時(shí)間安排、預(yù)定的合理車輛數(shù)量、行走時(shí)間及線路等等。因此，主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對準(zhǔn)確的與會者抵達(dá)時(shí)間、人數(shù)、此時(shí)間段內(nèi)抵達(dá)客人的身份及車輛使用標(biāo)準(zhǔn)，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時(shí)希望采取的彌補(bǔ)措施及愿意為此承擔(dān)的代價(jià)。
?健康保障
一般情形下，健康保障不需要列入會議或者展覽企劃。但對于特殊會議如有高齡知名學(xué)者、身體殘疾專家或者政府官員參加的一些會議，那么健康保障就應(yīng)該納入會議企劃內(nèi)。主要內(nèi)容包括舉辦地醫(yī)療信息的收集、特色專科分布、急救車輛呼叫及費(fèi)用支付辦法、常用藥品少量采購、無障礙通道及洗浴衛(wèi)生設(shè)備的改造等等。
?保險(xiǎn)知識
組織展覽需要辦理保險(xiǎn)。展覽會組織者一般不負(fù)責(zé)展出者展品的丟失、損壞和人員的傷亡事故，以及在展臺內(nèi)發(fā)生的第三者傷亡事故。因此，展出者需要自行安排保險(xiǎn)。
保險(xiǎn)涉及投保險(xiǎn)種、投保金額、投保期限等問題。保險(xiǎn)不僅涉及展品和運(yùn)輸，還涉及展臺人員、參觀者等。展覽涉及的險(xiǎn)種比一般人想象的多，包括展覽會取消險(xiǎn)、展覽會推遲險(xiǎn)、政治險(xiǎn)、雇工責(zé)任險(xiǎn)、運(yùn)輸險(xiǎn)、戰(zhàn)爭險(xiǎn)、火險(xiǎn)、盜竊險(xiǎn)、破損險(xiǎn)、人身傷害險(xiǎn)、公眾責(zé)任險(xiǎn)、人身事故險(xiǎn)、個(gè)人財(cái)產(chǎn)丟失險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等，名目繁多，比較冷僻的險(xiǎn)種有展覽會附屬研討會主要發(fā)言人未出場險(xiǎn)。但是，展出者沒有必要投保所有險(xiǎn)種，根據(jù)規(guī)定和需要選擇險(xiǎn)種投保?；倦U(xiǎn)包括展品、運(yùn)輸、人身、第三者有關(guān)險(xiǎn)種。展覽會組織者、運(yùn)輸公司、施工管理部門等會規(guī)定了一些強(qiáng)制性的保險(xiǎn)要求，這些規(guī)定應(yīng)予以執(zhí)行。
此外，展出者可以根據(jù)自己的實(shí)際需要辦理其他險(xiǎn)種。對于展出者，主要投保險(xiǎn)以及辦理投保需要注意事項(xiàng)如下：展品和道具險(xiǎn)，保期要包括運(yùn)輸和展覽會過程。投保險(xiǎn)種有展品的盜竊險(xiǎn)、道具的火險(xiǎn)等。
?禮儀與迎送
對于會議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等。值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點(diǎn)就是禮儀的個(gè)性是否符合工作要求。各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學(xué)術(shù)性會議、政府性質(zhì)會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。
?展臺人員訓(xùn)練
為了保證良好的展出效率和效果，在配備展臺人員之后，必須對他們進(jìn)行培訓(xùn)。不論是臨時(shí)雇傭人員還是固定工作人員包括公司高級人員都應(yīng)當(dāng)接受培訓(xùn)。培訓(xùn)的目的是使展臺人員了解展出目的，掌握展臺工作技巧，培養(yǎng)合作及集體精神。如果條件許可就安排比較正規(guī)的培訓(xùn)，至少要在開幕前進(jìn)行簡單的工作交代和技術(shù)指導(dǎo)。培訓(xùn)工作可以在選定展臺人員后即著手進(jìn)行。比較正規(guī)的培訓(xùn)形式包括籌備會或培訓(xùn)班，時(shí)間可以是半天至兩天，但地點(diǎn)要專門安排。要盡量使用教學(xué)輔助工具，比如投影儀、講義等。
培訓(xùn)方法要盡量正規(guī)，越正規(guī)，越顯示組織者的重視，培訓(xùn)效果也就越好。若有主要負(fù)責(zé)人參加展覽，也應(yīng)參加訓(xùn)練，這對提高訓(xùn)練效果有利。培訓(xùn)內(nèi)容要有系統(tǒng)，培訓(xùn)材料要編印成套。歐美一些國家的展覽行業(yè)協(xié)會、展覽研究機(jī)構(gòu)、展覽咨詢公司安排專門的展覽培訓(xùn)，有專門的展臺工作培訓(xùn)教材、錄像帶等，可以購買參考使用。培訓(xùn)教材應(yīng)該標(biāo)明秘密程度，培訓(xùn)內(nèi)容和步驟可以分為三部分：
⒈情況介紹：包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等。情況介紹的目的是使展臺人員熟悉展出背景、環(huán)境和條件。首先相互自我介紹，培訓(xùn)者和接受培訓(xùn)者自我介紹，不僅要介紹姓名、工作，還要介紹在展覽方面的知識和經(jīng)驗(yàn)。展出介紹，包括展覽會和展臺情況。展覽會情況，包括名稱、地點(diǎn)、展出日期、開館時(shí)間、場地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等，展臺情況包括展出意圖、展出目的、目標(biāo)觀眾、展臺位置、展臺序號、展臺布局、展出工作的整體安排等。展出活動(dòng)介紹，包括記者招待會、開幕儀式、館日活動(dòng)、貴賓接待活動(dòng)等，并對展臺人員提出相應(yīng)的工作要求。展品介紹，要詳細(xì)介紹每一項(xiàng)展品，其性能、數(shù)據(jù)、用法、用途等。市場介紹，包括銷售規(guī)模、銷售渠道、規(guī)章制度、特點(diǎn)習(xí)慣和銷售價(jià)格等。
⒉工作安排：向展臺人員布置展臺工作，并提出要求和標(biāo)準(zhǔn)，必須使展臺上的每一個(gè)人知道、理解展出目的；布置展臺工作，包括觀眾接待、貿(mào)易洽談、資料散發(fā)、公關(guān)工作、新聞工作以及后續(xù)工作等，進(jìn)行分工，提出要求；管理安排，包括工作時(shí)間、輪班安排、每日展臺會議、記錄管理等；行政安排，包括展臺人員的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是為了成交，展臺工作準(zhǔn)備就是圍繞此開展，包括市場調(diào)研、準(zhǔn)備貨源、準(zhǔn)備產(chǎn)品資料、準(zhǔn)備貿(mào)易條款等。
⒊技術(shù)訓(xùn)練：主要訓(xùn)練展臺的接待和推銷技巧。展臺工作與其他環(huán)境下的工作有所不同，即使是有經(jīng)驗(yàn)的推銷人員也應(yīng)接受展臺技巧培訓(xùn)?？梢允褂媚M方式并應(yīng)準(zhǔn)備完善、系統(tǒng)的培訓(xùn)資料。另外，如果可能，要培養(yǎng)展臺人員認(rèn)真的工作態(tài)度、協(xié)作精神和集體感。
?秩序維護(hù)
對于會議或展覽而言，無不希望有良好的秩序。小型會議（特別是企業(yè)或者）的會議秩序基本不用控制，但大型會議及展覽，秩序的控制就顯得很重要。大型會議可以采用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數(shù)碼身份照片，會場入口設(shè)立保安；展覽的控制比較復(fù)雜，因?yàn)檎褂[主辦者關(guān)注的和展商關(guān)注的不是同一個(gè)目標(biāo)。
展覽主辦方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息獲取的便利性。有些展覽附帶有展中會，還有的帶有技術(shù)交流或者論壇性質(zhì)，所以通常會對所有展商或者參展人員進(jìn)行身份及級別分類，以保證技術(shù)交流或者論壇不被外界或者無關(guān)的展商干擾?？刂频氖侄斡袔l形碼的參展證（需配備讀碼機(jī)）、或者磁卡式代表證。